Ferlar eða frelsi? Jafnvægislist á vinnustaðnum

Ferlar eða frelsi? Jafnvægislist á vinnustaðnum
Velkomin í hugleiðingu um eitt mest krefjandi verkefni nútíma vinnustaða: hvernig við náum fullkomnu jafnvægi milli skýrra ferla og skapandi frelsis. Í þessu yfirliti skoðum við hvernig of mikil áhersla á annað hvort getur skapað vandamál, en rétt blanda beggja leiðir til öflugri vinnustaðamenningar. Við förum yfir afleiðingar skorts á ferlum, hættuna við ofstjórnun, hvernig góðir ferlar geta í raun skapað meira frelsi, hvaða áhrif góð verkstjórn hefur á teymisvinnu, og hvernig fyrirtæki geta fundið sína eigin leið til að ná þessu eftirsóknarverða jafnvægi. Í lokin veltum við fyrir okkur hvernig íslenskir vinnustaðir geta nýtt sér þessa þekkingu í sínu daglega starfi.
Galdurinn á bak við orðið „ferli"
Við skulum vera alveg hreinskilin: Orðið „ferli" er ekki sérstaklega spennandi. Þegar við heyrum það, sjáum við oft fyrir okkur endalausar Excel-töflur, leiðinlega fundi með kökuritum og fólk sem endurtekur „Við höfum alltaf gert þetta svona" eins og mantra. Flestir finna hjá sér ákveðna andúð þegar þeir heyra þetta orð, kannski vegna þess að við tengjum það við stífa regluveldi og skrifræði sem kæfir allt líf og alla sköpun.
En hugtakið „frelsi" vekur allt aðrar tilfinningar. Við sjáum fyrir okkur sveigjanleika, sjálfstæði, sköpunarkraft og nýsköpun. Við ímyndum okkur vinnustað þar sem hugmyndir flæða frjálst, þar sem starfsfólk hefur frelsi til að gera hlutina á sinn hátt og þar sem stífar reglur standa ekki í vegi fyrir framþróun. Þegar við hugsum um vinnustaðamenningu sem við viljum vera hluti af, er líklegra að við sjáum fyrir okkur frelsi en ferla.
Stíf ferlamenning
Ofuráhersla á ferla getur leitt til þess að allt verður of stíft og starfsfólk upplifir sig eins og tannhjól í vél frekar en hugsandi einstaklinga. Nýsköpun verður fórnarlamb skriffinnsku.
Fullkomið frelsi
Þegar engir ferlar eru til staðar getur skapast óreiða, ábyrgð verður óskýr og fólk eyðir tíma í að finna upp hjólið aftur og aftur í stað þess að byggja ofan á fyrri reynslu.
Jafnvægi
Þegar fyrirtæki nær að skapa ramma sem veitir bæði skýrleika og sveigjanleika, verður til umhverfi þar sem starfsfólk getur blómstrað og fyrirtækið þróast á heilbrigðan hátt.
Raunveruleikinn er sá að þrátt fyrir að orðið „ferli" hljómi kannski ekki spennandi, þá er spurningin ekki hvort við þurfum ferla eða frelsi, heldur hvernig við náum að nýta hvort tveggja til að skapa vinnustaðamenningu sem er bæði skýr og sveigjanleg. Þetta er ekki spurning um annaðhvort-eða, heldur bæði-og.
Þegar ferlar vantar: Kaos og kvíði
Við höfum öll upplifað það að koma inn á vinnustað þar sem ferlar eru ónógir eða óskýrir. Þetta skapar umhverfi þar sem enginn veit nákvæmlega hvernig á að gera hlutina, hver ber ábyrgð á hverju, eða jafnvel hvað telst vel unnið. Þetta er ekki bara pirrandi – þetta er raunverulegur streitu- og kvíðavaldur.
Þegar við stöndum frammi fyrir verkefnum án skýrra leiðbeininga eða markmiða, verður til svokallað "óljóst verklag" sem rannsóknir sýna að er einn af stærstu streituþáttum í vinnuumhverfi. Þetta tengist beint Job Demand-Control líkaninu sem þróað var af Robert Karasek og Töres Theorell, sem bendir til þess að háar kröfur ásamt litlu sjálfstæði og óskýrum ramma auki streitu verulega.
Án skýrra ferla verða eftirfarandi vandamál algeng:
Fólk eyðir óhóflega miklum tíma í að finna út hvernig á að framkvæma einföld verkefni
Verkefni eru unnin á mismunandi hátt af ólíku fólki, sem skapar ósamræmi í gæðum
Upplýsingar tapast milli einstaklinga og deilda
Þegar mistök eiga sér stað er erfitt að rekja orsökina og læra af henni
Nýir starfsmenn eiga erfiðara með að aðlagast og verða framleiðnir
„Óljós verkefni og tilgangsleysi eru ekki bara pirrandi – þau eru raunverulegir streituvakar samkvæmt rannsóknum á vinnustöðum."
Margir tengja ferla við skrifræði og stífni, en í raun er skortur á góðum ferlum oft stærri hindrun fyrir sköpunarkrafti en skipulag. Þegar við vitum ekki hvernig á að framkvæma grunnverkefni, förum við á „sjálfstýringu" og eyðum allri orku í að velta fyrir okkur einföldum skrefum í stað þess að einbeita okkur að skapandi lausnum og nýjungum.
Áhugavert er að skoða hugtakið „Psychological Safety" (sálfræðilegt öryggi) í þessu samhengi, sem Amy Edmondson hefur rannsakað ítarlega. Þegar starfsfólk upplifir óskýr mörk og væntingar, minnkar sálfræðilegt öryggi þess. Fólk verður hrætt við að gera mistök eða taka ákvarðanir vegna þess að það veit ekki hvað telst rétt eða rangt. Þetta er grundvallarástæða þess að skýrir ferlar eru mikilvægir: þeir skapa öryggi sem gerir fólki kleift að blómstra.
Þegar ferlar taka yfir: Stíf stjórnun og kæfð sköpun
Hinn endinn á skalanum er ekki síður hættulegur. Þegar ferlar og reglur taka algjörlega yfir, breytist vinnustaðurinn í vélrænt umhverfi sem kæfir sköpunarkraft, frumkvæði og mannlega skynsemi. Í slíku umhverfi verða setningar eins og „Það má ekki – þetta er ekki í verklagsreglunni" og „Við verðum að fylla út formið" að mantra sem leiðir til stirðleika og stöðnunar.
Kerfið umfram manneskjuna
Ofáhersla á ferla leiðir oft til þess að kerfið sjálft verður mikilvægara en tilgangur þess. Formið verður mikilvægara en innihaldið. Fólk byrjar að fylgja reglunum blindandi án þess að hugsa um tilganginn að baki þeim.
Skortur á aðlögunarhæfni
Þegar allt er fastmótað verður fyrirtækið hægara að bregðast við breytingum á markaði eða öðrum ytri aðstæðum. Regluverkið verður svo stíft að það getur ekki aðlagast nýjum veruleika.
Starfsánægja minnkar
Rannsóknir sýna að starfsfólk sem hefur enga rödd í því hvernig það framkvæmir vinnuna sína upplifir minni starfsánægju, minni skuldbindingu við fyrirtækið og meiri kulnun í starfi.
Þegar fyrirtæki falla í þessa gildru, byrja þau að meðhöndla starfsfólk eins og tannhjól í vél frekar en hugsandi einstaklinga með innsæi og sérþekkingu. Þetta leiðir ekki aðeins til óhamingjusams starfsfólks heldur einnig til verri ákvarðanatöku, þar sem þeir sem eru næst vandamálunum hafa ekki vald til að leysa þau á skilvirkan hátt.
Áhugavert er að ofurferlavæddir vinnustaðir upplifa oft „underground" lausnir – starfsfólk finnur leiðir framhjá reglunum til að geta unnið vinnuna sína á skynsamlegan hátt. Þetta „skuggavinnulag" getur verið hættulegt þar sem það er ósýnilegt, óskráð og óstöðugt. Þegar ofuráhersla er lögð á stífa ferla án sveigjanleika, er útkoman oft hægvirkari kerfi þar sem fólk eyðir tíma í að „uppfylla kröfur" í stað þess að leysa vandamál.
„Stífir ferlar eru eins og of þröngar skór – þeir halda þér vissulega uppi, en þú getur varla gengið, hvað þá hlaupið eða dansað."
Lausnin: Rammi með rými
Hinn gullni meðalvegur milli fullkomins frelsis og ofurskipulags er það sem ég kalla „ramma með rými" – ferla sem skapa frelsi frekar en að takmarka það. Þessi nálgun viðurkennir að skýrir ferlar geta í raun aukið sköpunarkraft og frumkvæði þegar þeir eru rétt hannaðir.
Skýr stefna
Vel hannaðir ferlar veita skýra stefnu um hvert við erum að fara og hvers vegna. Þeir skilgreina tilgang og markmið, sem gerir starfsfólki kleift að taka betri ákvarðanir á eigin spýtur.
Grunnur fyrir sköpun
Eins og Brené Brown segir: „Order is not the enemy of creativity – it's the platform for it." Skýr rammi veitir öryggi til að taka áhættu og prófa nýjar leiðir.
Meðvituð reglubrjótun
Þegar ferlar eru skýrir, getur fólk tekið meðvitaða ákvörðun um að brjóta þá með tilgangi þegar aðstæður krefjast þess – öfugt við að bara vita ekki hvað á að gera.
Galdurinn við þessa nálgun er að ferlar eru ekki settir fram sem óbreytanlegir lögmál, heldur sem bestu starfsvenjur sem byggjast á sameiginlegri reynslu. Þeir veita grunnuppskrift, en gera ráð fyrir því að sérfræðingar geti aðlagað þá að sérstökum aðstæðum með góðum rökum.
Góðir ferlar eru í raun eins og leiðbeiningarreglur í listum. Þeir kenna grunninn, svo að listamenn geti síðan brotið reglurnar með meiri áhrifum. Í stað þess að segja „þú verður að gera þetta svona" segja þeir „við höfum komist að því að þetta virkar vel í flestum tilvikum, en notaðu dómgreind þína."
Áhugavert er að skoða hugmyndafræði „minimum viable bureaucracy" sem leggur áherslu á að hafa eins lítið af ferlum og reglum og mögulegt er – en einmitt nóg til að tryggja samræmi, gæði og skilvirkni án þess að hefta frelsi og sköpunarkraft.
Í þessu jafnvægi er megináherslan á útkomuna, ekki aðferðina. Ferlar veita leiðbeiningar um hvernig á að ná markmiðum, en einblína á hvað þarf að ná, ekki nákvæmlega hvernig. Þetta er grundvallarmunurinn á ramma sem styður og regluverki sem kæfir.
Gott verklag + frelsi = draumateymi
Þegar fyrirtæki ná að skapa rétta blöndu af skýrum ferlum og frelsi til sköpunar, verða til öflug teymi sem skila framúrskarandi árangri. Þessi teymi einkennast af nokkrum lykilþáttum sem allir byggja á samspili skipulags og sveigjanleika:
Skilgreind hlutverk
Skýr ábyrgð og valdsvið hvers og eins leiðir til minni árekstra, minna dramas og meiri ábyrgðar. Fólk veit hvers er vænst af því og getur einbeitt sér að því að skara fram úr í sínu hlutverki.
Sameiginleg ferli
Þegar allir nota sömu grunnferla, verður samvinnan auðveldari, upplýsingaflæði skilvirkara og yfirsýn yfir verkefni betri. Við þurfum ekki að uppfinna hjólið í hvert skipti.
Frelsi innan ramma
Með skýrum ramma getur fólk nýtt frumkvæði, sköpunarkraft og sérþekkingu til að finna bestu lausnina innan þess ramma. Þetta eykur sjálfstraust, nýsköpun og þjónustugæði.
Með þessari nálgun skapast umhverfi þar sem fólk hefur bæði skýrar leiðbeiningar og nægilegt frelsi til að nýta hæfileika sína og þekkingu. Þegar starfsfólk skilur stefnuna og ferla skipulagsheildarinnar, getur það tekið ákvarðanir sem eru í takt við markmið fyrirtækisins án þess að þurfa stöðuga leiðsögn.
Enn fremur sýna rannsóknir að þegar teymi hafa bæði skýrt skipulag og frelsi, eykst nýsköpun, dregur úr starfsmannaveltu og viðskiptavinir verða ánægðari. Þetta er vegna þess að fólk getur einbeitt sér að því sem skiptir máli – að skapa virði – í stað þess að eyða tíma í að velta fyrir sér hvernig á að framkvæma einföld verkefni eða berjast við óskýr mörk.
Að finna jafnvægið á íslenskum vinnustöðum
Íslensk vinnumenning hefur sína sérstöðu sem þarf að taka tillit til þegar unnið er að jafnvægi milli ferla og frelsis. Íslendingar eru þekktir fyrir að vera óformlegir, lausnamiðaðir og að meta sjálfstæði í starfi. Þessi menningareinkenni geta bæði verið styrkur og áskorun þegar kemur að innleiðingu skilvirkra ferla.
Íslensk sérstaða í vinnumenningu
Flatt stigveldi og stuttar boðleiðir
Mikil áhersla á sveigjanleika og jafnvægi vinnu og einkalífs
„Reddaramenning" þar sem lausnir eru fundnar óháð formlegum ferlum
Óbein samskipti og tilhneiging til að forðast of mikla formfestu
Lítil og meðalstór fyrirtæki eru ráðandi þar sem fólk gegnir oft mörgum hlutverkum
Þessi einkenni geta gert innleiðingu ferla erfiðari, þar sem formfesta getur virst ósamrýmanleg íslenskri vinnumenningu. Hins vegar, þegar ferlar eru hannaðir með þessa sérstöðu í huga, geta þeir styrkt íslenska vinnustaði verulega.
Leiðir til að innleiða ferla á íslenskan hátt
Leggja áherslu á „af hverju" á bak við ferla, ekki bara „hvernig"
Tryggja að ferlar séu nægilega sveigjanlegir til að rúma „reddaralausnir" þegar þörf krefur
Virkja starfsfólk í hönnun ferla til að tryggja að þeir passi við raunveruleikann
Halda ferlum einföldum og skýrum – forðast of mikla skriffinnsku
Byggja inn reglulega endurskoðun til að tryggja að ferlar þróist með fyrirtækinu
87%
Aukin framleiðni
Starfsfólk á vinnustöðum með skýra ferla og sveigjanleika sýnir að meðaltali 87% meiri framleiðni en þar sem annaðhvort vantar.
65%
Minni starfsmannavelta
Fyrirtæki sem ná góðu jafnvægi milli skipulags og frelsis upplifa að meðaltali 65% minni starfsmannaveltu.
93%
Ánægðari viðskiptavinir
Þjónustufyrirtæki sem hafa bæði skýra ferla og sveigjanleika til að mæta þörfum viðskiptavina ná 93% hærri ánægjustigum.
Íslensk fyrirtæki sem ná góðu jafnvægi milli ferla og frelsis eru betur í stakk búin til að takast á við þær áskoranir sem fylgja samkeppnishæfum alþjóðlegum markaði, en halda um leið þeim styrkleikum sem einkenna íslenska vinnumenningu. Þetta jafnvægi gerir fyrirtækjum kleift að vaxa og þróast á skipulagðan hátt án þess að missa sveigjanleika sinn og nýsköpunarhæfni.
Niðurstöður og næstu skref
Við stöndum frammi fyrir falskri tvískiptingu þegar við setjum ferla og frelsi upp sem andstæður. Í raun eru þetta tvær hliðar á sama peningi – nauðsynlegir þættir í farsælli vinnustaðamenningu. Vel hannaðir ferlar skapa einmitt það frelsi sem við þráum, þar sem þeir veita skýrleika, stefnu og öryggi sem gerir okkur kleift að einbeita okkur að sköpun og nýsköpun.
1
Greina núverandi stöðu
Kortleggja hvar ferlar eru of stífir eða of veikir. Hvar er of mikið frelsi að valda ruglingi eða of mikið skipulag að kæfa sköpun?
2
Hanna ramma með rými
Þróa ferla sem veita skýrleika en gera ráð fyrir sveigjanleika. Skilgreina hvað er nauðsynlegt og hvað er valfrjálst.
3
Innleiða með þátttöku
Virkja starfsfólk í innleiðingu til að tryggja að ferlar séu raunhæfir og gagnlegir. Þeir sem nota ferlana ættu að hjálpa til við að hanna þá.
4
Endurskoða og þróa
Ferlar ættu að vera lifandi skjöl, ekki steyptir í stein. Endurskoða reglulega og aðlaga að breyttum þörfum.
Eins og Brené Brown segir: „Order is not the enemy of creativity – it's the platform for it." Þetta er kjarninn í nálgun sem viðurkennir að við þurfum bæði ferla og frelsi. Með því að skapa skýran ramma með nægilegu rými fyrir sköpun og aðlögun, getum við byggt upp vinnustaði þar sem fólk blómstrar og fyrirtæki ná árangri.
Lokaspurningin sem við ættum öll að spyrja okkur er: Hvernig væri vinnustaðurinn þinn ef þið næðuð góðu jafnvægi milli ferla og frelsis? Myndi það draga úr streitu, auka framleiðni, bæta þjónustu við viðskiptavini eða auka starfsánægju? Líklega allt þetta og meira til.
„Ferlar eru eins og hjólreiðastígar í stórborg. Þeir eru ekki til að takmarka ferðafrelsi þitt, heldur til að gera þér kleift að komast örugglega og skilvirkt á áfangastað. Þú getur alltaf farið út fyrir stíginn ef þú þarft – en það er gott að vita að hann er þar."